Las herramientas de ofimática son un tipo de software de aplicación que ayudan a los usuarios a realizar tareas de manera fácil y eficiente. Si bien en un inicio fueron diseñadas para la oficina, estos programas los pueden utilizar cualquier persona que tenga una computadora a la mano para crear, administrar y manipular grandes cantidades de datos y documentos.
Si estás evaluando aprender ofimática y quieres conocer todo lo que el conjunto de herramientas ofimáticas te permite, sigue leyendo esta nota donde te presentamos un listado de razones por las cuales estos programas son importantes para un lugar de trabajo.
¿Cuáles son las herramientas ofimáticas más usadas?
– Los procesadores de textos: Estos softwares sirven para crear, formatear, manipular y guardar archivos de texto.
– Las hojas de cálculo: Son muy útiles para almacenar y tratar datos, ya que contienen varias fórmulas que ayudan a analizar, calcular y sacar conclusiones de la data. Además, cuentan con características adicionales, como tablas, gráficos 3D, tablas, etc que ayudan a resumir la información. Debido a que ayudan a obtener resultados efectivos, los sectores empresariales y financieros utilizan estas aplicaciones con más frecuencia.
– Herramientas de presentación multimedia: Sirven para dividir y ordenar la información de un tema específico en pequeñas partes llamadas diapositivas. De esta manera, se hace más digerible mostrarlas a un público determinado. Afortunadamente, a una diapositiva es posible insertarle imágenes, audios, videos, gráficos o tablas, para que la idea se explique mejor.
– Sistema de administración de base de datos: Estas herramientas se utilizan para almacenar, buscar, extraer o eliminar información de una base de datos. Además, ayudan a que las operaciones sobre la base de datos, sean organizadas y seguras.
– Programas de correo electrónico: Son una herramienta que permite conectar a las personas entre sí con la ayuda de la tecnología digital. Se utilizan para coordinar acciones y compartir información entre dos o más personas.
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¿Por qué son importantes las herramientas de ofimática en el trabajo?
– Reducen esfuerzos: Las herramientas ofimáticas, si se usan de manera efectiva, pueden ahorrar una gran cantidad de tiempo y esfuerzo, ya que permiten simplificar y automatizar las tareas rutinarias y repetitivas.
– Aumentan la productividad: La productividad se mide simplemente por la eficiencia de los procesos. Esto es cierto para cualquier tipo de negocio que opere en cualquier sector. Cuando los procesos están optimizados, puede aumentar drásticamente la productividad, lo que puede generar mayores ganancias, ya que se puede entregar el proyecto más rápido y reducir el tiempo de comercialización.
– Facilitan la colaboración: Las herramientas ofimáticas en el trabajo reducen los cuellos de botella en un proyecto lo que hace posible una colaboración fluida entre diferentes trabajadores.
– Son utilizadas en todo el mundo: Estadísticas recientes han demostrado que solo las herramientas de ofimática de Microsoft son usadas por más del 90% de las empresas de todo el mundo. Por lo que, saber documentar, organizar, visualizar, presentar y procesar datos en estos softwares te servirá en cualquier empresa del mundo.
– Favorece el avance profesional: Los empleadores buscan en sus nuevas contrataciones perfiles que dominen estas herramientas ofimáticas. Por eso, a través de la capacitación constante, se puede mejorar las habilidades en todas las funciones y crear un mejor camino para el futuro.
En el entorno empresarial actual se evalúa la alfabetización informática. Entre las habilidades digitales más requeridas está la comprensión correcta de MS Office. Esto se debe a que Microsoft Office se ha convertido en el líder de la industria, debido a que es asequible, muy fácil de usar y viene con soporte en línea.
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